Misschien wel de meest gehoorde misvatting over mijn werk als Document Controller.

Document Control is geen administratie. En nee, het is ook niet ‘zomaar wat bestanden opslaan’. Het is een strategische rol binnen een bedrijf, die ervoor zorgt dat informatie correct, actueel en toegankelijk is.

Toch wordt Document Control vaak verward met Document Management. Even een snelle vergelijking:

Document Control = het beheren, controleren en distribueren van documenten volgens vastgelegde processen en kwaliteitsstandaarden.
Document Management = het bredere systeem waarin documenten worden gecreëerd, opgeslagen en gearchiveerd (denk aan een DMS zoals SharePoint of Aconex).

Ik houd van metaforen. Dus hier komt er één! 

Vergelijk het met een voetbalwedstrijd: het speelveld is het Document Management Systeem (DMS) waarin alle documenten worden opgeslagen en beheerd. Maar zonder spelregels – zonder Document Control – wordt het een puinhoop. Document Control zorgt ervoor dat iedereen volgens dezelfde regels speelt: welke documenten moeten worden gecontroleerd, wie verantwoordelijk is voor revisies en hoe informatie wordt gedeeld. Zonder deze structuur eindigt het spel in verwarring en misverstanden. Met duidelijke spelregels weet iedereen precies wat er moet gebeuren, blijft de documentatie accuraat en is de informatie altijd up-to-date.